事務作業デジタル化の完全ガイド｜5ステップでDXを実現

この記事ではIT業界7年、DX・IT業界でエバンジェリストとして活動する筆者が、事務作業のデジタル化ついてリアルな失敗談や具体的なノウハウをお伝えします。

事務のデジタル化を行うメリット

まずは事務のデジタル化のメリットから見ていきましょう。

デジタルツールを活用することで、業務効率の向上だけでなく、仕組み化の実現も同時に行うことが可能です。

DXは「大企業だけのもの」ではありません。中小企業でも小さな改善を積み重ねることで、大きな成果につながります。ある調査では、ペーパーレス化を実施した企業の60%が年間コストを20%以上削減できたと報告されています。

事務のデジタル化で重要な3つのポイント

これから初めて事務のデジタル化に取り組む企業様は、以下のポイントが重要です。

それぞれ解説していきます。

1.まずは小さくスタートする

事務作業DXをこれから始めようとする企業様は、以下のようなお悩みがあるのではないでしょうか？

こういったお悩みはデジタル化をご支援する中で、非常に多く頂戴します。
そこで重要になってくるのが、はじめての場合は「まずは小さくスタートする」という事です。

例えば、会計業務全体のプロセスのDXと経費精算領域のみのDXでは、経費精算のDXの方が手軽に始める事ができます。

最初からいきなり広範なプロセスを対象のプロジェクトにしたことによって、失敗してしまうケースのも耳にします。

上記のような極端なケースこそ稀ですが、初めてのデジタル化の取り組みの場合はまずは領域を決めて小さくスタートする事で、DXの成功確率を上げつつ次の大きな成果を得るための土壌を作ることが可能になります。

2.ツール選定にこだわる

先ほどの小さく始める事に加えて、事務DXの上で「ツール選定にこだわる」ことをオススメします。
現在、SaaSツールが増えて競争が激しくなる中でまずはユーザに利用してもらうため無料で利用できるツールも増えています。
例えばビズリーチの提供するHARMOS勤怠は30名以下なら完全無料ですし、筆者が利用している顧客管理ツールやAI資料作成ツールや講演動画作成ツールも無料枠の範囲内で利用しています。

今日において、「価格が無料や安い=機能が低い」という構図はもはや成立しておらず、無料や低価格でも非常に効果的なツールが存在しています。これらのツールを適切に選定・組み合わせることで大幅にコストを下げ、高いDXの費用対効果を狙うことが可能になります。

3.現場の効果の実感のしやすさを確認する

デジタル化の上での重要な観点が「現場の効果の実感のしやすさ」です。
特にこの観点は、DXをこれから始める企業・はじめて始める企業にとって重要です。

いくら無料ツールでコスト抑えて、大きな成果が期待できるプロジェクトでも、そもそもツールを現場が正しく利用してくれない限りは始まりません。

上記のような状態では、現場からすると「負担が増えた」と感じてデジタル化への抵抗を示す可能性が高まります。

しかし、例えば以下のような形だといかがでしょうか？

上記のような形の場合は、現場の事務担当の方も業務効率化の効果を実感しやすいのではないでしょうか？

もちろん、既に次々と業務のデジタル化を行なっており現場スタッフも慣れている場合は「事務現場の効果の実感のしやすさ」は気にする必要はありません。ただし、これからデジタル化に取り組む場合・初めてのデジタル化の場合はこの観点もしっかりと抑えておくことがデジタル化の成功の秘訣です。

事務業務のデジタル化の5ステップ

さて、それではここからは具体的な事務業務のデジタル化のステップについて見ていきましょう。

それぞれのステップでのチェックポイントも記載しますので、実際に行う際の参考にしてください。

ステップ1：現状の業務の洗い出しと優先順付け

ステップ1では、現状の事務業務がどのような業務があるのかを洗い出します。その後、工数の大きい順に並べます。
はじめてのDXの場合は、まずは負担が特に大きい上位1~5位を並べてみましょう。

ステップ2：解決策の方法と費用の調査

次に、先ほどのステップ1で洗い出した負荷の高い業務に対しての解決策と費用を洗い出します。

ステップ3：費用対効果の算出

次に、先ほどのステップ1とステップ2の内容を組み合わせることで費用対効果の算出を行います。

DXの費用対効果を考える上で押さえておくべきポイントについては以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。

ステップ4：現場目線でのデジタル化のメリットの明確化

既にデジタル化を何度も行なっている場合はこちらのステップは不要ですが、
初めてのデジタル化やデジタル化をスタートしたばかりの際は、現場目線でのメリットの明確化をしっかりと行う事がおすすめです。

例えば先ほど同様、勤怠管理業務の事務作業のデジタル化を行う場合を例にすると以下です。

このような具体的なメリットがあると、現場メンバーも「デジタル化の面倒さ＜デジタル化のメリット」と感じやすいでしょう。また、管理者目線でどういう意義があり今回のデジタル化を行うのかもしっかりと言語化しておく事も非常に重要です。

こういった内容を一つ一つ丁寧に伝えることで、現場としては実利の面でも感情面でもデジタル化の推進に対してのメリットを認識し、より協力をしてくれることが期待できます。

ステップ5：デジタル化ツールの導入

そして、以上のステップを踏まえた上で費用対効果が大きく見込める業務プロセスからデジタルツールを導入しましょう。

具体的な事務デジタル化ツールの種類

さて、ここまで事務業務のデジタル化を進める5つのステップについて見てきました。
ここからは、事務業務を進める上でどのような選択肢があるのかについて見ていきたいと思います。

今回は、代表的な4つの事務業務のデジタル化の種類について見ていきましょう。

1.ペーパレス化

まずはペーパレス化です。ペーパレス化を行うことで、紙や人件費のコスト削減はもちろん、情報の検索も容易になります。

また、電子化することで契約や社内申請ワークフローにおいては承認が必要な上位者や部門に自動で承認依頼通知を送る事が可能になりますので、紙コスト削減の観点だけではなく、業務プロセスの自動化や属人化の防止も同時に実現する事が可能です。

2.業務プロセスの自動化（RPA・AI）

次にご紹介するのが、デジタルを活用した業務プロセスの効率化です。

これまで目視や手作業で行っていた業務を自動化することで、工数の大幅な削減・ミスの削減・スピード向上を同時に実現します。また、システム同士を連携することで、これまではバラバラで二重入力や手動集計が発生していた工数を削減します。

3.業務プロセスの統合（システム連携）

次にご紹介するのが、業務プロセス統合による効率化です。
先ほどは単一業務のDXによる効率化をご紹介しましたが、今回はシステム連携を行うことで業務プロセス同士を繋ぐことで、各種集計業務を効率化します。

これまで分離していたビジネスプロセスを統合することで、事務担当の集計の手間を減らします。また、常に最新の各種数値を確認しながらリアルタイムな意思決定を行う事が可能になります。

4.情報共有のデジタル化

最後にご紹介するのが、情報共有のデジタル化による効率化です。
現在は電話やメールで行っているコミュニケーションのやり取りをチャットツールに切り替えることで、コミュニケーションスピードの向上や情報の一元化を行います。

チャットツールを活用することで、コミュニケーションのスピードを高めるとともに情報を探す手間や時間も省けます。中小企業向けの主要な各チャットツールの特徴については以下の記事にまとめましたので是非ご活用ください。

事務デジタル化のまとめ

いかがでしたでしょうか。今回の記事では

についてご紹介いたしました。

弊社では今回ご紹介した5つのステップを社内担当者として外部のプロフェッショナルが代行するサービス「代わりにDX担当」を提供しております。

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