社内FAQの管理に時間を取られ、同じ質問に繰り返し答える状況に困っていませんか？特に新しい社員が増えると、同じ質問が何度も繰り返されることが増え、リソースが圧迫されがちです。その結果、他の重要な業務が滞ったり、社内サポートが行き届かなくなることもあるでしょう。
このような問題を解決するために、多くの企業が注目しているのがAIを活用したFAQの自動化です。本記事では、AI化による具体的なメリットや、それにかかる費用について、わかりやすく解説していきます。
FAQ AIと従来のFAQの違い
AI FAQは従来のFAQに対して非常に多くのメリットがあります。
この記事をご覧の皆様も、ChatGPTを触ったことのある方は多いのではないでしょうか？
AI FAQは、社内情報に回答するChatGPTのようなものをイメージしていただければと思います。RAGという技術により、企業内の各種ドキュメントをAIに学習することにより実現することが可能です。
そのため、例えばクラウド型（月額課金）のAI FAQを利用した場合は初期設定費用や、ルールが増えるたびにアップデートを行う設定費用が発生するのが特徴と言えるでしょう。
FAQ AIのメリット①業務効率化
AI FAQを導入することで業務効率化が期待できます。
AI FAQが日々の繰り返し業務に対応している間に、従業員はより本質的な業務への注力が可能になります。
FAQ AIのメリット②業務標準化
特定の従業員への属人化を避け、退職や休職の際にも業務を止めることなく運営することが可能になります。
また、AIが回答することで回答が一貫したものになります。
これによって、社内での情報の混乱や伝達ミスを防ぐことが可能になります。
FAQ AIのメリット③24時間対応
また、AI FAQは24時間質問に対する対応が可能です。
これによって、フレックスやリモートで働く社員など多様な社員がすぐに問題を解決し、スピーディな業務の進行を可能にします。
FAQ AIの導入費用の概算
このように、企業規模が大きくなるほど概算費用が大きくなります。
AI FAQを提供するクラウド事業者は一般的にはAI利用料を従量課金でAI企業に対して支払っていることが多いため、従業員数が増えるほど概算費用が増えます。
また、通常の月額課金のソフトウェアと異なり、定期的にメンテナンスコストが発生する可能性が高い点も特徴です。これは、ルールが増えるたびにアップデートを行う設定費用が発生する可能性が高いためです。
まとめ：FAQ AIの導入に向けて
AI FAQの仕組みは多くのメリットがあり、非常に魅力的です。
特に、業務の属人化を避けて仕組みで回すことができるようになる点は非常にメリットが多いと言えるでしょう。これによって、特定のベテラン社員の退職や休職が起こったとしても、慌てることなくFAQ業務を続けることが可能です。
導入にあたっては上記の費用を目安に、現状のお問合せ数や処理時間と照らし合わせてシミュレーションを行ってみてください。